Guten Morgen Ute,
wir nehmen Bezug auf die letzte Sitzung und auf die von Dir schriftlich vorgelegte Ausgabenliste der Verfügungsmittel. (s. Anlage)………….
…Du hast aus zeitlichen Gründen auf das Vorlesen der Liste „Verfügungsmittel“ am 13.12.2016 verzichtet. Nachdem Winfried und ich die Liste nun genauer angeschaut haben, hätten wir schon einige Fragen und bitten um Beantwortung.
Wenn wir es richtig verstanden haben, bekommen die Stadtteile abhängig von der Größe Verfügungsmittel, die vom Ortsvorsteher bzw. der Ortsvorsteherin zu verwalten sind.
Frage: Wie hoch sind die jährlichen Verfügungsmittel für Heftrich?
Weiterhin haben wir vernommen, das der Ortsbeirat frei über die Verwendung der Mittel bestimmen kann.
Frage: Wann wurde im Ortsbeirat festgelegt, das nur die Ortsvorsteherin alleine über die Mittel verfügt und warum wird nicht in den Sitzungen eine einvernehmliche „Freigabe“ erteilt und protokolliert?
Nach unseren Kenntnissen ist am Ende des jeweiligen Haushaltsjahres die Vorlage einer Abrechnung bei der Verwaltung notwendig und wichtig, da dies die Voraussetzung für die Neuauszahlung neuer Verfügungsmittel ist.
Frage: Kannst Du dem Ortsbeirat die Abrechnung für 2016 vor Weiterleitung an die Verwaltung zukommen lassen, da die ausgeteilte „Ausgabenliste“ die Qualitätsanforderungen für eine Veröffentlichung und Weiterleitung an die Stadt wohl nicht erfüllt und aus unserer Sicht keine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Kassenbuchführung darstellt. Dies sollte aber zur Repräsentierung des OBR in der Öffentlichkeit in unser aller Interesse liegen, oder?
Warum stellen wir solche Fragen?
Du fängst in der Liste mit einem Anfangsbestand von 520,00 € zum 01.01.2016 an. Das kann aus unserer Sicht zum 01.01.2016 nicht stimmen, da am 14.12.2015 für die Anzeige im Heftricher Spiegel 41,65 € ausgegeben wurden. Bei der Ausgabe vom 28.12.2016 gehen wir davon aus, das ein Tipfehler vorliegt und der Ausgabenposten noch für 2015 galt.
D.h., es fehlt der Kassenbestand zum 31.12.2015. Diesen hättest Du mit entsprechender Abrechnung an die Stadt melden müssen, um die Verfügungsmittel für 2016 zu erhalten, was widerum bedeutet, wir hätten Einnahmen zu verzeichnen, die man für eine nachvollziehbare Buchführung benötigt.
Bei dem Posten „Verpflegung Kommunalwahl“ fällt uns auf, das wir Ausgaben hatten. Wir finden jedoch nichts von den Einnahmen aus dem aufgestellten „Spendenschwein“. Hier gehen wir davon aus, dass Du die Spenden zur Deckung der Kosten genommen hast und nur noch 15,50 € aus unseren Verfügungsmitteln genommen werden mussten. Auch hier würden wir eine nachvollziehbare Buchführung bevorzugen.
Die Positionen „Bepflanzung Aushangkasten“ sind, was die zeitliche Buchung betrifft wohl vertauscht. Unglücklich ist die Buchung am 28.01.2016, da es sich mit Sicherheit um die Bepflanzung Herbst 2015 handelt. Warum der Posten Bepflanzung überhaupt erscheint ist ebenfalls unklar, denn laut unseren Kenntnissen bekommt doch der HVH finanzielle Mittel für Bepflanzungen, oder?
Was uns nicht einleuchtet, sind die Buchungen Umzug St.Martin WC Halle /Ev.KG von jeweils 20,00 €. Wer hat die 20,00 € festgesetzt, wer bekommt sie und wofür? In der „Gebührenordnung für die Gemeinschaftseinrichtungen der Stadt Idstein“ ist für WC-Benutzung nicht extra etwas ausgewiesen!
Ebenfalls würden wir gerne wissen, welche Kopien zum Volkstrauertag für 22,50 € erstellt wurden. Wenn wir uns richtig erinnern, hast Du in der letzten Sitzung in einem anderen Zusammenhang gesagt, dass Du nicht dafür bist, das man(n) unnötig Steuergelder ausgibt. Das Ganze wurde noch kommentiert, das man(n) für seine Grundlagen und Prinzipien stehen muß, oder? 500 Blatt DIN A4 Papier kosten zischen 2,00 und 3,00 €, d.h., sollten zukünftig Kopien und/oder Ausdrucke in der Größenordnung „Volkstrauertag“ benötigt werden, einfach mal gemeinsam drüber sprechen und gemeinsam eine günstigere Variante finden.
Was die Anzeige im Heftricher Spiegel betrifft, sind wir schon etwas verwundert, das die Ortsvorsteherin alleine über das Motiv der Anzeige entscheidet und Verfügungsmittel des Ortsbeirates ohne Zustimmung eingesetzt werden um eine CDU initiierte Zeitung zu unterstützen.
Zu guter Letzt stellt sich die Frage nach dem Verlängerungskabel. Wir möchten auf die Anschaffungsgründe nicht noch einmal eingehen. Allerdings hätten wir gerne gewusst, ob solche Inventar Anschaffungen schon öfters praktiziert wurden und wer dann die erforderliche „Inventarliste“ des Ortsbeirates hat/führt. Es sollte doch auch hier in unser aller Interesse liegen, das wir über unser OBR-Inventar eine Auflistung haben und wo dieses gelagert ist, oder?
Wir haben uns die Mühe gemacht und einmal eine nachvollziehbare Kassenbuchführung aufgestellt und würden uns wünschen, wenn wir uns gemeinsam auf eine solche Excel-File einigen könnten, die ggf. korrigiert/angepasst werden muss.
Wir beantragen den Punkt „Verfügungsmittel OBR“ i.S.d. §58 (5) HGO als separaten Punkt auf die Tagesordnung der Sitzung am 24.01.2017 zu nehmen, damit wir gemeinsam festlegen können, wie wir zukünftig über die Mittel verfügen und nachvollziehbar verbuchen.